Interview Roel Veld (CFO Bolletje)

Denk je aan Bolletje, dan denk je aan…. juist, beschuit! De van oorsprong Almelose bakker is door de jaren heen uitgegroeid tot groot leverancier van ontbijtproducten, zoals crackers knäckebröd en krokante ontbijtgranen.

Zo’n grote groei brengt uiteraard een flinke uitbreiding van de data met zich mee, en daar is de bekendste bakker van Nederland zich maar al te bewust van.

Ik spreek Roel Veld, CFO van Bolletje, over de grote stappen die zij, samen met hun implementatiepartner Victa, recent hebben gezet om de data die zij verzamelen binnen hun organisatie meer te integreren in hun bedrijfsvoering.

De start van een data-gedreven bedrijfsvoering bij Bolletje

Allereerst ben ik natuurlijk razend benieuwd naar hoe een bedrijf als Bolletje start met zo’n proces. Ik vraag Roel dan ook: Wat heeft Bolletje gedreven om met een dataplatform en dashboards aan de slag te gaan? Roel vertelt dat sinds zijn komst bij Bolletje in oktober 2020 er al op veel verschillende plekken data werd verzameld.

Een van de voorbeelden die Roel geeft is dat ze nu tijdens het bakproces inzicht hebben in de temperatuur van de ovens en deze (tussentijds) kunnen aanpassen om een slecht eindproduct te voorkomen. Vroeger werd de kwaliteit van een gebakken eindproduct pas duidelijk op het moment dat deze de oven verliet. Met behulp van data is Bolletje nu in staat om veel sneller bij te sturen.

“En zo zijn er nog veel meer voorbeelden”, stelt Roel. Het gebruik van een dataplatform en dashboards helpt hen bij het sturen en bijsturen in de primaire processen.

“Soms moet je gewoon durven, je moet gewoon ergens gaan beginnen” aldus Roel.

En wat wil je bereiken binnen Bolletje door meer te werken met data?

“Als ik iets achter wil laten over tig jaar bij Bolletje, dan moet dat zijn dat we meer met data zijn gaan doen”. En daarmee bedoelt Roel niet alleen het uitlezen van de data, maar ook zeker de vertaling naar concrete acties waardoor o.a. het productieproces verbeterd kan worden.

Nadat het besluit is genomen om ‘iets’ te gaan doen met data, moet er natuurlijk een plan gemaakt worden. Maar waar begin je dan? Bolletje heeft een scorekaart ontwikkeld die bestaat uit 9 hoofdgebieden. Een gebied is bijvoorbeeld Supply Chain, een andere SHEQ (Safety, Health, Environment en Quality). Binnen deze hoofdgebieden hebben zij KPI’s beschreven aan de hand waarvan hun doelen worden gemeten. Hierdoor zie je in één overzicht op welke KPI’s je moet sturen, waar pijnpunten liggen en waar kansen liggen. Ideaal!

Voor deze 9 hoofdgebieden zijn weliswaar vooraf al een aantal KPI’s bepaald, maar de KPI’s worden door de tijd heen ook zeker aangevuld door input van medewerkers. Zij zijn tenslotte de drijvende kracht in de processen.

Data in de dagelijkse bedrijfsvoering bij Bolletje

Hoe vertaalt dit zich naar de praktijk? Vraag ik aan Roel.

Een leuk voorbeeld, geeft hij aan, is die van de batchnummers. Elke batch die gemaakt wordt krijgt een nummer mee. Vervolgens kan het soms zo zijn dat er klachten binnenkomen. Deze klachten delen zij in per batchnummer. Als er dan meerdere klachten op een batch zijn binnengekomen, kunnen ze gaan analyseren waar het fout is gegaan. Was het bijvoorbeeld de oventemperatuur?

Zijn er nog andere leuke insights die je met ons kan delen?

“Ja zeker, allereerst dat wij meer inzicht hebben in de pickorder -opdrachten. Bij het in kaart brengen van dit proces zagen wij ruimte voor optimalisatie. Zo zagen we dat het optimaliseren van de bestelfrequentie en het aantal bestellingen van halve of volledige pallets kan leiden tot minder handelingskosten voor zowel de klant als voor ons.”

Een tweede voorbeeld is dat Bolletje meer inzicht heeft in de ULC, dit is de uiterste levercode van een product. Stel dat er een artikel is met een THT tot 1 december, dan mag dat artikel tot en met 1 augustus verkocht worden. Een product moet namelijk nog 3 tot 4 maanden restlooptijd hebben in de winkel om verkocht te kunnen worden. Doordat zij deze informatie nu beter in kaart hebben, kunnen ze precies zien waar kritische punten zitten. Ook kunnen ze zien wanneer ze weer bij moeten produceren, of dat ze bijvoorbeeld batchgroottes aan moeten passen.

“We zijn er nog lang niet, maar dit heeft zeker al geholpen.”

Hoe vertalen dit soort inzichten zich nu naar de dagelijkse aansturing?

“Ik zeg altijd, data of een systeem blijft altijd een hulpmiddel. Uiteindelijk moet een mens zelf beslissen wat ze met deze data gaan doen.” Met data kun je zien waar iets beweegt en waar je iets zou kunnen aanpassen, maar het is nooit een doel op zich. Daarnaast probeert Bolletje het bijsturen van processen op basis van data tastbaar te maken voor hun medewerkers door een proces op te delen in stukjes en data visueel inzichtelijk te maken met dashboards. Dit doen zij voor zowel de managementlaag als de mensen op de vloer. Zo kan iedereen zien welke impact zij hebben op hun stukje van het proces.

Acceptatie van het werken met data

Ik kan me bijna niet voorstellen dat iedereen vanaf dag één heeft gedacht ‘wauw data is onze holy grail’, er zijn altijd wel mensen die weerstand bieden. Hoe ga je daar als directie mee om?

“In het begin dachten medewerkers dat zij gecontroleerd werden doordat we meer gingen sturen op data, maar als je uitlegt waarom het inzichtelijk maken van processen waardevol is en als je kunt zien welke verandering data (in de positieve zin) met zich meebrengt, dan geeft dat mensen energie. Ze kunnen precies zien waar het fout gaat en of ze hier iets aan kunnen doen. Uiteraard is het altijd een veranderingsproces waar je doorheen moet, en change management is een van de lastigste dingen. Een mens moet eerst zelf de voordelen ervan inzien.”

Roel merkt wel dat, nu ze meer bezig zijn met data, mensen steeds enthousiaster worden. Supply Chain vindt hij een mooi voorbeeld. De manager hier is zelf zo enthousiast dat hij zijn eigen projecten is gestart. Ook geeft hij zijn medewerkers op hun beurt weer toegang tot de data, zodat zij zelf trends kunnen analyseren.

De toekomst

Hoe ziet de komende periode er voor jullie uit?

“In oktober willen we 5 of 6 van de 9 thema’s gevuld hebben in een dashboard. We willen een dashboard hebben waarin je een paar dingen kunt zien, maar dat er ook al onderliggende analyses en rapportages uit kunnen komen.” Parallel zijn ze bezig om te zorgen dat hun periode- en weekrapportages in een vast stramien worden gegoten zodat het management naar één geheel kijkt.

Op dit moment zit er één persoon bij ICT die het technische gedeelte bouwt. Ik vroeg Roel dan ook of het een doel is om eigen mensen verantwoordelijk te maken voor onder andere Power BI of hier mensen voor aan te nemen. Hij geeft aan dat collega’s op dit moment de ruimte krijgen als zij hier meer mee willen werken. Daarnaast wilt Bolletje in een verder stadium vaste data analisten aannemen. Al vindt Roel de naam data analist te kort doen aan de rol die deze persoon zou vervullen. Een data analist is namelijk meer een ‘integrator’ volgens hem; de brug tussen business en IT.

Advies

Wat voor adviezen zou je mee willen geven aan andere directieleden/ managers/ ondernemers die nog aan het verkennen zijn hoe zij data kunnen integreren in hun dagelijkse bedrijfsvoering?

Roel denkt na. “Ik denk dat ze de kracht van data niet moeten onderschatten, maar dat altijd het menselijk oordeel een belangrijke rol speelt. Data an sich is niet alles, maar trek daar de juiste conclusies uit. Weet ook: het is een hulpmiddel en niet een doel op zich.”

Volgens Roel moet het doel altijd zijn processen verbeteren. Je moet inzicht krijgen waarmee je betere beslissingen kunt nemen. Doordat de dagelijkse bedrijfsvoering steeds sneller gaat en je met steeds meer externe factoren rekening moet houden, kan data een mooi hulpmiddel zijn. Uiteindelijk moet je wel altijd zelf aan de knoppen blijven draaien.

Ook met data aan de slag?

Bij Knowify helpen we managers, directeuren en ondernemers die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsdoelstellingen bij het nemen van beslissingen op basis van vertrouwen in plaats van op een onderbuikgevoel. Dit doen we door data inzichtelijk te maken met management dashboards en data-analyses. Benieuwd naar de mogelijkheden? Laat het ons gerust weten!